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Terminplanung und Wissensmanagement:
Eine Idee - zwei Gesichter
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Terminkorruptionen bedeuten meist auch
Informationsengpässe und Wissensdefizite.
Diese zu erkennen und zu verhindern, bildet einen wesentlichen Teil des Veranstaltungsalltags. Die allermeisten Agenturen und Veranstaltungsmanager würden dies nur nicht so benennen. Nicht weil ihnen die Worte, sondern viel eher weil dies außerhalb ihrer Wahrnehmung liegt. Sie betrachten den Informationsabbruch bei der Weitergabe von Terminänderungen oder kostenrelevanten Plananpassungen nur als eine fehlerhafte Termin-und Aufgabenplanung.
Eine Betrachtung dieser Situationen unter Aspekten des Wissensmanagements bleibt da eine Seltenheit. Damit wird jedoch unweigerlich immer wieder derselbe Prozess repliziert, und immer wieder wird das Projektmanagement vor demselben oder einem ähnlichen Problem stehen, denn eine Organisation kann nur lernen, wenn Sie ein Instrument zur Identifizierung, Strukturierung und Steuerung von Wissensvorteilen und wie auch von Wissensdefiziten besitzt.
„Wir wissen, dass Teams lernen können. Im Sport, in den darstellenden Künsten, in der Wissenschaft und sogar – gelegentlich - im Geschäftsleben gibt es eindrucksvolle Beispiele dafür, dass die Intelligenz des Teams die Intelligenz des Einzelnen bei weitem überschreitet und dass ein Team außergewöhnliche Fähigkeiten zum koordinierten Handeln entwickelt.“, erläutert Peter Senge eine Säule der Lernenden Organisation, das Team-Lernen, in dem viel zitierten, gleichnamigen Buch.
So wichtig ein erfolgreiches Wissensmanagement gerade für das Veranstaltungsmanagement ist, so häufig wird einem nebulösen Erfahrungsvorsprung noch der Vorzug vor einem plan-, steuer-und mithin kalkulierbaren Wissensmanagement gegeben. Wegen des in großem Maße personengebundenen Wissensvorsprungs und dem sich nur zum Teil auch daraus ergebenden hohen Anteil impliziten Wissens und nicht zuletzt wegen der ressourcen- und terminorientierten Planung sowie den damit verbundenen Hindernissen für den Wissensfluss, ist ein Instrument der Wissensorganisation vonnöten, das auf die Besonderheiten der Veranstaltungsbranche abgestimmt ist.
Viele Initiativen und Portale bieten mittlerweile eine breite Palette unterschiedlicher Methoden und Instrumente zur Implementierung eines Wissensmanagements für den Mittelstand an. Kompetenzmatrix, Lessons learned, Potenzialscanner, Strategische Wissensanalyse, Wissensmarkt sind da nur einige Methoden, die vorgestellt, diskutiert und beispielhaft angewandt werden. Doch so attraktiv die Varianten zur Analyse der Wissensdefizite und Kompetenzen auch sind, sie bleiben einmalig angewandt nur Erfahrungsgewinn und werden damit nicht automatisch zu einer gelebten Unternehmenspraxis.
Die Organisation von Wissen über den Projektstrukturplan eröffnet hier die reizvolle Möglichkeit, die üblichen Barrieren bei der Einführung schnell zu überwinden, denn die Verwendung eines weithin bekannten Instruments des Projektmanagements vereinfacht den Umgang mit dem Perspektivwechsel des Wissensmanagements in einem ersten Schritt.
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