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| Veranstaltungen erfolgreich organisieren! | Was Sie beachten sollten. |
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Kommunikationsaufwand Am Ende ist alles nur Wort - Kommunikationsaufwand und –struktur in der Veranstaltungsbranche |
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| Am Ende ist alles nur Wort - Kommunikationsaufwand und –struktur in der Veranstaltungsbranche Event-Agenturen wollen Veranstaltungen zu Erlebnisse erheben, Unternehmensziele spürbar machen und Marken ganzheitlich betrachten. Kurz: Visionen, Strategien, Lösungen und Produkte mehrdimensional transportieren. Event-Agenturen betrachten Kommunikationserfolg als eine Dienstleistung. Die Kommunikationsdienstleister, die Event-Agenturen, sollten daher meisterhaft die Kunst der zielorientierten Versprachlichung von Arbeitsprozessen beherrschen. Sie sollten nicht nur in der Umsetzung wahre Könner der Ablaufplanung sein, sondern auch im Back-Office vom Arbeitspaket bis zur Zentralen Datenbasis das Alphabet strukturierter Kommunikationsprozesse von hinten nach vorne buchstabieren können. Doch wie sieht die Realität aus? Eine Befragung zum Projektmanagement und Kommunikationsstrukturen bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen zeigt das hier noch viel Nachholbedarf besteht. Die 2004 in Deutschland durchgeführte Befragung richtete sich an Event-Agenturen, Messebauunternehmen mit eigener Planungsabteilung, Kommunikations- bzw. Werbeagenturen mit dem Tätigkeitsschwerpunkt Event-Marketing. Untersucht wurden Kommunikationsstrukturen im Projektmanagement. Die nur organisationale Beschreibung der Organisationsform zur Planung und Durchführung von Veranstaltungen reicht selbstverständlich nicht aus, um Aussagen über den realen Kommunikationsaufwand und die Kommunikationsstruktur zu treffen. Die befragten Unternehmen wurden daher gebeten, den Kommunikationsaufwand bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen in Abhängigkeit vom Projektumfang einzuschätzen. Bei einem Arbeitsumfang zwischen einem und sechs Personenmonate geben nahezu 100 % aller Befragten einen Kommunikationsaufwand größer als 15 % des Gesamtarbeitsumfangs an, ungefähr ein Drittel über 30 % und ein Drittel gibt sogar an, mehr als 45 % der Gesamtorganisationszeit mit Kommunikation zu verbringen. Nur bei kleineren Projekten mit weniger als einen Personenmonat Gesamtaufwand bleibt der Kommunikationsaufwand bei mehr als der Hälfte der befragten Unternehmen unter 30 %. Ein Vergleich des Kommunikationsaufwands kleinerer und größerer Unternehmen weist eine grundsätzliche Tendenz aus: Der Kommunikationsaufwand wird bei umfangreicheren Projekten von kleineren Unternehmen als aufwändiger eingeschätzt als von größeren Unternehmen. Nur bei Projekten kleiner als ein Personenmonat ist diese Tendenz weniger eindeutig. Hier scheinen zwei unterschiedliche Arbeitsbedingungen eine Rolle zu spielen. Die Tendenz den Kommunikationsaufwand für Projekte mit einem Arbeitsumfang, der zur üblichen Praxis des Unternehmens gehört, geringer einzuschätzen und die unterschiedlichen Arbeitsweisen bei Unternehmen unterschiedlicher Größe. Unternehmen mit hundert oder mehr Mitarbeitern, müssen, um im Bild zu bleiben, ein höheres Erregungsniveau erreichen, also vor Projektstart eine höhere Kommunikationsschwelle überwinden, die darin besteht, dass mit der Projektplanung interne Kommunikationsprozesse aufgrund einer ausgeprägten Kommunikationsstruktur unabhängig von der realen Projektgröße erst einmal erfüllt werden müssen. Kleinere Unternehmen können hier schneller und schlanker starten, verlieren diesen Vorteil aber bei umfangreicheren Projekten, denn auf die aufgebaute Kommunikationsstruktur mit definiertem Dokumentationswesen und mehrschichtigen, schwerfälligeren aber transparenteren Entscheidungsprozessen kann dann nicht mehr zurückgegriffen werden. Eine zum Beispiel durch das Controlling vorgegebene Obergrenze für den Kommunikationsaufwand existiert nicht, wie an der zum Teil doppelt so häufigen Nennung von einem Anteil über 45 % des Gesamtaufwandes bei kleineren Unternehmen sichtbar ist.  Ein Anteil, der auch bei möglichst effektiver Kommunikationsinfrastruktur und effizientester Zeitplanung kaum mehr wirtschaftlich sinnvoll erscheint und auch bei großzügiger Planung von Gesamtpufferzeiten schon bei geringfügigen Störungen ein hohes Risikopotenzial vermuten lässt. Da jedoch ein hoher Anteil an Kommunikationsaufwand bei dem Management von Projekten nicht unüblich ist und ohne zusätzliche Beschreibungsmerkmale weder als vorteilhaft noch als unvorteilhaft beurteilt werden kann, müssen weitere Faktoren berücksichtigt werden. Dies gilt um so mehr für die Planung und Durchführung von Veranstaltungen, das selbst als Kommunikationsaufgabe betrachtet werden muss. Erst wenn informelle Kommunikationskulturen in eine aufgabenorientierte Kommunikationsstruktur mäandert, wenn wegen unzureichend implementierter oder unkomfortabel zu bedienender Berichts- und Dokumentationsinstrumente die Kommunikationserfüllung vor der Aufgabenerfüllung steht oder die interne Kommunikation mehr Raum einnimmt als der Arbeitsfortschritt, wird ein hoher Kommunikationsaufwand zu einem Indiz für ein optimierbares Projektmanagement. Deswegen wurden die beteiligten Unternehmen ebenfalls nach den Kommunikationsagenten und den vorrangig genutzten Kommunikationskanälen befragt. Der Anteil an interner Kommunikation mit Mitarbeitern bzw. Vorgesetzten beträgt im Mittel über alle Unternehmen 46 %. Der hohe Anteil Geschäftsleitungsebene begründet den mit nur 8 % sehr geringen Anteil an Kommunikation mit Vorgesetzten. Externe Dienstleistungspartner und Auftraggeber bilden mit jeweils ungefähr einem Viertel die beiden anderen, relevanten Kommunikationspartner, während der Veranstaltungsort mit einem Anteil von 10 % kaum ins Gewicht fällt. Hier spiegeln sich auf der hier berücksichtigten Managementebene vermutlich nur die vorbereitenden Vertragsverhandlungen wider. Betrachten wir Anteil unterschiedlicher Kommunikationsgruppen am Gesamtaufwand nach dem Tätigkeitsschwerpunkt der befragten Unternehmen, dann zeichnen sich zwei erkennbare Unterschiede ab: Messe –und Ausstellungsbauer haben einen deutlich höheren internen Kommunikationsaufwand mit Mitarbeitern (47 %) und einen deutlich geringeren direkten Kontakt zum Auftraggeber (18 %). Full-Service Agenturen betreiben eine erkennbar aufwändigere Kommunikation mit dem Auftraggeber (32 %) und eine sichtbar weniger umfangreiche interne Kommunikation (29 %) mit den Mitarbeitern und externe Kommunikation mit Dienstleistern (19 %). Unabhängig vom Tätigkeitsschwerpunkt der befragten Unternehmen haben Brief und Fax als Kommmunikationsmedien scheinbar ausgedient. Bei der Wahl als primäres Medium rangieren sie ohne jede Nennung oder haben nur noch gegenüber Veranstaltungsort (7 %) und Auftraggeber (4 %) eine Bedeutung. Hier dient die Schriftform, jedenfalls solange noch keine allgemein gültige Rechtssicherheit bei der elektronischen Signatur besteht, noch als Mittel, um als Vertragsbasis zu dienen. Wesentlicher Träger der internen Kommunikation als primäres Kommunikationsmedium ist die face to face Kommunikation (69 %), der persönliche Kontakt. Bei dem Kontakt mit externen Kommunikationspartnern wird zumeist dem weniger aufwändigen und damit weniger kostenintensiven sprachbasierten Medium, dem Telefon, den Vorzug gegeben. Bei 37 % gilt das Telefon als primärer Kanal bei der Kommunikation mit externen Dienstleistern und bei 33% der befragten Unternehmen ist das fernmündliche Gespräch wichtigstes Medium im Kontakt mit Auftraggeber und Veranstaltungsort.  Als besonders wichtig in der Kommunikation wird mittlerweile die Email betrachtet. Dabei wird interessanterweise kaum zwischen internen und externen Kommunikationspartnern unterschieden. Für 22 % gilt Email als primärer Kanal für die Kommunikation mit Mitarbeitern, für 26 % für die Kommunikation mit Vorgesetzten und für 40 % gegenüber den externen Kommunikationspartnern Dienstleister und Veranstaltungsort und für immerhin noch 30 % in der Kommunikation mit dem Auftraggeber. An dieser relativ gleichgewichtigen Verteilung zeigt sich sehr gut, dass Email weiterhin als Zwitterwesen zwischen schrift- und sprachbasierter Kommunikation betrachtet wird. Kein Mitarbeiter in einem Betrieb wird es als soziales Fehlverhalten betrachten, wenn er von einem Kollegen, der ihm direkt gegenüber sitzt, eine Email mit einer projektbezogenen Kurzinformation erhält, aber jeder würde zu interpretieren versuchen, wenn derselbe Kollege mit demselben Kommunikationsgrund zum Telefonhörer greifen würde anstatt schnell persönlich mit einem zu reden. Ebenso würde jeder von der Anrede „Hallo Projektler“ in einem Brief unangenehm überrascht werden. Dieselbe Anrede in einer Email wird als flott, effektiv und Gemeinschaft stiftend interpretiert. Schnelligkeit, geringe Kosten, relativ Hierarchien übergreifende Direktheit, Dokumentationsfähigkeit, Integration in betriebsinterne Workflows und medienübergreifende Kommunikationsmöglichkeiten sind hier die entscheidenden Vorteile, die die breite Verteilung von Email als primärer Kommunikationskanal zwischen Sprache und Schrift begründen. |
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