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| Veranstaltungen erfolgreich organisieren! | Was Sie beachten sollten. |
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Lieferantenbeziehung Bewertungskriterien zur kontinuierlichen Qualitätssicherung als Feedbackschleife |
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| In Zeiten, in denen überall und immer Geiz geil ist, in denen sich Discounter wie Fachsortimentler mit Sonderangeboten und Rabattschlachten in immer schnelleren Rhythmen in den Boden zu stampfen versuchen, scheint alles verhandelbar. Der Käufer hat die Marktmacht, der Verkäufer die Ohnmacht. Der Kunde die Auswahl, der Lieferant den Nachteil. Wie kann man in diesen Zeiten noch von einer partnerschaftlichen Beziehung reden? Wer sich als Einkäufer um die Materialwirtschaft geringwertiger Güter kümmern muss, braucht sich wohl kaum um eine gute Beziehung zu seinem Lieferanten bemühen. Die kommen ganz von allein, ob per Telefonaktion, Kundenberater oder Direktmailing. Seine Bemühungen, sind anderer Art. Er muss im Margendruck einerseits kostenoptimal einkaufen anderseits die Bestellkosten, also die mittelbaren Beschaffungskosten möglichst klein halten. Gerade diese mittelbaren Kosten jedoch, wie die Beschaffungsrecherche, der ständig aktuell zu haltende Lieferantendatenbestand, der kontinuierliche Preisvergleich und nicht zuletzt die betrieblichen Unternehmungen, um per Preisverhandlungen, Angebots- oder Auktionsverfahren optimale Chargenpreise zu erhalten, können schleichend mühsam durch verhandeltet Preisvorteile zunichte machen. Gewonnen hat damit weder Käufer noch Verkäufer. Einzige Genugtuung des Eurocent Unterschiedes ist die Fortsetzung des Kostendrucks bis in die nächst tiefere Lieferantenhierarchie. Und natürlich das geile Gefühl des Geizes. Für wen? Das traditionelle Verhältnis Abnehmer und Lieferant Im Zweifelsfall wird der eine Lieferant wegen Marktpreisen unter dem Deckungsbeitrag bald vom Markt verschwunden sein. Erfolg für den Kunden nach kurzfristigem Margengewinn: erhöhte Kosten im Beschaffungsmarketing. Der andere nutzt weniger transparente Schlupflöcher für eine kreative Preisgestaltung, in dem durch geschickte Bündelung und Mindestmengenaufschläge am Ende dann doch die Kosten wieder dort sind, wo sie nicht hätten sein sollen. Falls wirklich durch Produktionsvorteile oder eigenem rigorosem Einkauf ein Lieferant dauerhaft unschlagbar billig ist, wird das Verhältnis zwischen Lieferant und Abnehmer von Misstrauen geprägt sein. So wird jede Möglichkeit eines gemeinsamen Wissenszuwachses von vorne herein im Keim erstickt. Bei den umsatzschwachen C-Gütern mit einem Anteil von ca. 5-10% des Gesamtwertes und etwa 60-70% der gesamten Verbrauchsmenge aller Materialien können wir mit unserem opportunistischen Verhalten gegenüber der großen Anzahl von Lieferanten gleicher Qualität, gleichem Preisniveaus und ähnlichen Lieferkonditionen sehr gut leben. Die Aufwendungen zum Aufbau einer partnerschaftlichen Beziehung zum Lieferanten lohnen nicht die Mühe des kleinen Margengewinns. Doch bei der Organisation von Veranstaltungen sind diese C-Güter im unteren Segment des vorgesehenen 5-10% Korridors anzusiedeln. Ganz gleich ob sie nun CX kategorisierbar sind, also mit einem regelmäßigen und relativ konstanter Verbrauch wie Bürobedarf oder Verschleissgüter in der Veranstaltungstechnik wie Kabelbinder, Tape oder 3er-Steckdosen oder als CZ Güter bezeichnet werden können, also mit einem unregelmäßigen, nicht vorhersehbaren Verbrauch wie Regenschirme bei Sommer Openairs oder Deutschland Fahnen bei einer Fußballweltmeisterschaft. Diese umsatzschwachen Güter stehen meist in keinem wesentlichen Verhältnis zum enormen Werteverbrauch, der die A-Güter im Vergleich dazu darstellt. Der enorme Aufwand an Technik, der heute bei einer Veranstaltungsorganisation getrieben werden muss, stellt eine enorme Herausforderung an die vorsorgliche Marktanalyse, die behutsame Planung und den exakten Einsatz der Mittel bei der Beschaffung. Dabei spielen die Kosten nur eine, wenn auch nicht vernachlässigbare, Rolle. Das partnerschaftliche Verhältnis Abnehmer und Lieferant Die Güter, um die es hier geht, sind nicht nur umsatzstark, sondern darüber hinaus schwer vorhersehbar und bedürfen eine fürsorgliche Betreuung und einen hohen Aufwand an Support und Services. Da die technikgetriebenen oder serviceorientierten Dienstleistungen, um die es hier geht, meist außerordentlich komplex und anspruchsvoll sind, bleiben die Preise sehr häufig intransparent und schwer vergleichbar. Hier die Losgröße oder die auszuschreibende Teilaufgabe so zu verkleinern, dass eine Vergleichbarkeit hergestellt werden kann, führt nur einseitig zu einer Entlastung. Eine Entlastung, die man durch erhöhten Schnittstellenaufwand und Transgressionsschwund schnell, zu schnell wieder aufgewogen hat. Wenn wir nun noch den immensen Informationsbeschaffungs-, Abstimmungs- und Dokumentationsaufwand, wird erkennbar dass Geiz zwar geil sein mag, aber allein aufgrund von Geilheit noch nie eine langfristige Beziehung aufgebaut werden konnte. Blinde Promiskuität, um im Bild zu bleiben, mag evolutionär betrachtet zwar der kurzfristige Erfolg des „Fittest“ vorbehalten sein, doch die allermeisten evolutionär erfolgreichen Modelle des Zusammenlebens zwischen Lieferant und Abnehmer sind zumindest saisonal monogam.  Doch um das biologisch erfolgreiche Modell auf die Beschaffung zu übertragen, darf nicht außer gelassen werden, dass die Vertrautheit einer Partnerschaft nicht blind machen darf, wir also weder in der Ehe noch bei unserem Lieferanten von einem Bündnis für die Ewigkeit ausgehen können. Die Lieferantenpartnerschaft braucht genauso wie die Ehe regelmäßige Geschenke und ein offenes Wort, einen klaren Feedback-Kanal. Ein klarer Feedback-Kanal kann dabei nicht allein die Geldschraube sein, im Sinne eines „Lieferst Du mir eine schlechte Dienstleistung, dann gibt es Abzüge!“. Die darf und muss es im Zweifelsfall geben, doch ist dies eine nur eindimensionale Betrachtung. Eine regelmäßige Bewertung von Lieferanten muss mehrere Faktoren berücksichtigen. Wir haben einige nachfolgend einige im Veranstaltungsmanagement wichtige Faktoren zusammengefasst:
 Doch wie jeder Steuerungskreislauf sind die erfassten Werte nur so gut wie die Erfassungsfrequenz und die Erfassungsgenauigkeit es zulassen. Eine nur einmalige oder unregelmäßige Lieferantenbeurteilung ist daher wenig sinnvoll. Mindestens bei jeder zweiten oder dritten Zusammenarbeit muss das Kategorien- und Bewertungssystem wieder vorgenommen werden, um Schwankungen und Veränderungen im Verlauf der Zusammenarbeit genau zu analysieren und so auch im gemeinsamen, partnerschaftlichen Prozess mit den Lieferanten zu bewerten. Erst wenn ein derartiges Bewertungssystem Standard der Lieferantenkommunikation, kann aufgrund einer objektiveren Beurteilungsbasis als eine simple Preisschraube an einem gemeinsamen Entwicklungsprozess hin zu einem Wissenszuwachs, hin zu einem hohen Qualitätsniveau gearbeitet werden. |
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